Facilitarea integrării noilor angajați în companie este un proces din care ambele părți vor câștiga întotdeauna. Totuși, ca noii veniți, cât și organizația să beneficieze, avem nevoie de o procedură bine pusă la punct, căreia să-i înțelegem valoarea.
În tot acest proces, proaspeții angajați sunt ajutați să se familiarizeze cu sarcinile postului, cultura organizațională, metodele de lucru și echipa din care fac parte. Cu toate acestea, poate te întrebi: cum anume beneficiază compania dintr-un proces de integrare complet definit? Ei bine, prin intermediul lui se reduce timpul necesar angajaților pentru a se adapta la noul mediu de lucru, se oferă o claritate mai mare a responsabilităților și se diminuează nivelul de stres generat de perioada de acomodare. Toate aceste fapte duc la obținerea într-un timp mai scurt a productivității și a independenței pe post. Când un nou angajat nu beneficiază de un proces de integrare corect, acesta va avea nevoie de suport și atenție constantă sau pentru o perioadă mult mai lungă de timp, din partea echipei și a superiorilor săi.
Deși este un proces solicitant, integrarea noilor angajați devine mult mai eficientă când la baza ei stă o procedură clară și o ordine corectă a etapelor sale.
Un proces adecvat începe cu planificarea sa prealabilă. În această etapă sunt stabilite responsabilitățile fiecărui membru care va participa în activitate și stabilirea pașilor care trebuie urmați. Tot în această etapă, este important să ne asigurăm că avem toate resursele necesare pentru a primi angajatul în companie. Mai exact, vom pregăti documentele ce trebuie semnate, instrumentele, materialele și locul de lucru. Vom crea toate conturile și accesele necesare pentru buna desfășurare a activității.
Procesul se continuă cu primirea oficială a angajatului în companie. În prima zi, acesta va fi întâmpinat cu căldură, prezentat echipei și îi va fi arătat locul de lucru. Tot atunci, este important să-i furnizăm informații despre cultura organizațională, misiunea, viziunea și valorile companiei. Pentru a-i oferi o privire de ansamblu, îi vor fi prezentate în mod general structura organizațională și departamentele relevante.
Dacă există posibilitatea, este de preferat să-i alocăm un coleg dedicat care îl poate ghida, care îl va ajuta să se familiarizeze cu mediul organizațional și de la care va putea învăța modul de lucru pentru poziția sa. Este esențial să amintim că facilitarea integrării sociale și a relațiilor în interiorul companiei sunt elemente importante pentru integrarea în firmă. Un prânz de echipă sau o scurtă pauză de cafea pot contribui semnificativ la crearea unui mediu prietenos de lucru.
După această etapă, urmează formarea și învățarea inițială a noului venit. Angajatul va fi instruit specific pentru postul pe care a fost angajat. Îi vor fi explicate procedurile de lucru și instrumentele fizice sau digitale cu ajutorul cărora își va îndeplini sarcinile și îi vor fi alocate proiecte pentru perioada următoare. Tot în acest moment, pot fi stabilite obiective clare pentru următoarele luni și identificate nevoile specifice de formare ale angajatului.
Integrarea noilor veniți este completată de o etapă de monitorizare și de evaluare, atât a progresului angajatului, cât și a procesului în sine. În această perioadă, managerul direct sau angajații desemnați pot urmări evoluția angajatului și îi pot oferi asistență, atunci când este necesar. Tot acum, se pot organiza întâlniri cu scopul de a oferi feedback. Ca această acțiune să fie una valoroasă și pentru procesul de integrare, este important să fie bidirecțională și ambele părți să asculte și să primească informație. În cadrul acestor întâlniri, angajatul își poate spune părerea despre modalitatea de integrare în companie și astfel, se pot obține informații valoroase despre cum poate fi eficientizată. De asemenea, feedback-ul pune în lumină și nivelul noului venit de asimilare a sarcinilor pe post, punctele sale tari, ariile care necesită îmbunătățiri, dar și pașii care trebuie urmați pentru dezvoltare.
Fiecare companie are propriul său mod de a aborda procesul de integrare, iar durata sa poate fi influențată de factori precum complexitatea postului, cultura organizațională, dimensiunea firmei, dar și de resursele pe care le punem la dispoziția noilor angajați pentru a obține eficiență și independență mai rapidă pe post. Este bine de știut că integrarea nu se oprește brusc și că poate continua și când angajații se acomodează cu noi responsabilități, proiecte sau sunt promovați. Așadar, procesul de integrarea creează o fundație solidă și un mediu favorabil pentru dezvoltarea optimă a noilor angajați și pentru consolidarea unor echipe performante, care contribuie activ la îndeplinirea obiectivelor companiei tale.
